Notre charte des certifications

La présente charte a pour but d’assurer de façon permanente la régularité du déroulement des épreuves de certification à l’École Pratique de Service Social.

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La charte des certifications

La présente charte a pour but d’assurer, de façon permanente, la régularité du déroulement des épreuves de certification, y compris les épreuves de contrôle continu faisant partie des certifications, pour l’ensemble des formations dispensées à l’Ecole Pratique de Service Social. Il s’agit d’un engagement moral conformément aux principes et valeurs de justice, d’équité de traitement et de respect des personnes.

Elle est destinée à toute personne concernée par les épreuves de certification : étudiants, stagiaires, apprentis, enseignants, professionnels sur sites qualifiants et/ou jurys, formateurs, personnels administratifs. Elle engage des principes généraux, elle est complétée en annexe par des modalités qui fixent des règles internes s’imposant à toutes ces personnes.

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Dispositions générales

La charte définit un cadre et des orientations communes. Ses dispositions éclairent les textes réglementaires relatifs aux Diplômes d’Etat nationaux. Chaque projet de formation comprend un protocole de certification validé par la Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et Cohésion Sociale (DRJSCS).

Une certification professionnelle enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) atteste d’une « qualification » c’est-à-dire de capacités à réaliser des activités professionnelles dans le cadre de plusieurs situations de travail, à des degrés de responsabilités définis dans un « référentiel ».

Une certification professionnelle peut se définir comme une opération ou la rédaction d’un document qui authentifie les compétences, déclinées en savoirs, savoir-faire et savoir-être, d’un candidat par rapport à une norme formalisée par le référentiel d’un diplôme. Une épreuve de contrôle continu de certification est une évaluation de connaissances ou de compétences qui s’exerce à tout moment des apprentissages, au cours du semestre ou de l’année. Il donne lieu à la délivrance de notes qui peuvent compléter un examen final.

Les référentiels de certifications sont organisés en domaines de compétences. Chaque domaine de compétences est validé indépendamment des autres. La validation de chaque domaine de compétences relève d’une ou plusieurs épreuves. Celles-ci sont réalisées en centre de formation et/ou en centre d’examen et/ou sur le terrain d’exercice professionnel ou de stage.

La validation de la totalité des domaines de compétences correspondant à un Diplôme d’Etat donne lieu à la délivrance de ce diplôme soit par la DRJSCS au nom du Ministère en charge des affaires sociales, soit par le Recteur d’Académie au nom du Ministère de l’Education Nationale.

L’organisation des épreuves de certification se déroulant au centre de formation ou sur les sites professionnels est confiée à l’unité de certifications de l’epss rattachée à la direction des études, en collaboration avec les pôles pédagogiques

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Evaluation

Chaque année un bilan est réalisé sous la direction du directeur des études avec l’assistant(e) de l’unité de certifications et des représentants de l’équipe pédagogique afin d’examiner l’ensemble du déroulement des épreuves et apporter d’éventuelles modifications dans l’organisation si besoin. La pertinence du contenu de la charte et des modalités de certifications sera vérifiée et le cas échéant, réajustée.

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Annexe : les modalités des certifications

Le présent règlement entre en vigueur à dater du 1er septembre 2013. Le directeur général de l’epss en est le garant et par délégation le directeur des études. Il pourra être saisi par toute personne en cas de non-respect de ses règles et principes.

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1. Les sujets d’épreuves et commandes

Les sujets

Sous la responsabilité du responsable de DC, tous les sujets et leurs grilles d’évaluation sont élaborés par l’équipe pédagogique puis validés par le responsable de pôle. Ce dernier les transmet, 1 mois au minimum avant la date de l’épreuve, au directeur des études pour validation. Celui-ci transmet les documents à l’assistant(e) de l’unité de certification pour une mise en forme. Le sujet finalisé est transmis, 8 jours au plus tard avant l’épreuve, pour une dernière relecture, au directeur des études.

Les commandes [1]

Sous la responsabilité du responsable de DC, toutes les commandes et leurs grilles d’évaluation sont élaborées par l’équipe pédagogique, puis validées par le responsable de pôle. Ce dernier les transmet, 1 mois au minimum avant la date de la remise de la commande aux étudiants, au directeur des études pour validation. Celui-ci transmet les documents à l’assistant(e) de l’unité de certification pour mise en forme. La commande est transmise, 8 jours au plus tard avant la remise aux étudiants, pour une dernière relecture, au directeur des études. Une fois la validation effectuée, l’assistant(e) de l’unité de certification peut transmettre la commande au responsable de DC ainsi qu’à l’assistant(e) de formation.

Confidentialité

Les enseignants, formateurs, partenaires, assistant(e)s et tout membre de l’Epss s’engagent à observer les règles de la stricte confidentialité avant les épreuves et pendant 5 années après pour ce qui concerne les sujets non retenus l’année en cours. L’acheminement, l’enregistrement, la duplication et la diffusion des sujets font l’objet d’une procédure sécurisée.

Le document sur lequel figure le sujet et/ou la commande rappelle :

  • le domaine de compétences et les indicateurs de compétences,
  • le barème de notation
  • la date butoir sur la commande
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2. Modalités organisationnelles des épreuves

Dates

Dans la programmation rendue par les formateurs responsables de promotion à l’assistant(e) de direction en charge de son enregistrement, doivent figurer les dates :

  • des épreuves écrites
  • des épreuves orales
  • des rendus de dossiers
  • de correction des épreuves

Échéances

L’échéance fixée par le responsable de DC pour le rendu des dossiers par les étudiants doit intervenir au plus tard la veille de la correction ou de l’épreuve orale, à 14h00. La remise des notes aux étudiants doit intervenir au plus tard 1 mois après la date de l’épreuve. Au regard du temps de traitement administratif, est instauré un délai de 8 jours entre la date de correction par le jury et le rendu des notes aux étudiants.

Rôle de l’assistant(e) de certifications

Sous l’autorité du directeur des études, l’assistant(e) de l’unité de certifications a pour rôle d’assurer le bon déroulement organisationnel de l’ensemble des épreuves. Pour ce faire, elle opère les tâches suivantes :

Avant les épreuves :

  • En début d’année : élaboration des listes d’anonymat des étudiants puis transmission à l’assistant(e) de formation
  • Convocation des jurys (par mails, courriers et téléphone,) dès réception des listes
  • Envoi aux jurys des documents relevant de l’organisation des épreuves et de la rémunération afférente
  • Convocation des étudiants par voie d’affichage dans les pôles, 15 jours avant la date de l’épreuve
  • Impression des sujets et des grilles d’évaluation après leur validation au plus tard 8 jours avant la date de l’épreuve
  • Classement des sujets sous enveloppes dans l’armoire sécurisée
  • Vérification et mise à jour, en collaboration avec l’assistant(e) de la direction en charge de la programmation, de la réservation des salles et de la surveillance
  • Préparation et impression des procès-verbaux (PV) de l’épreuve
  • Vérification, avec le responsable de DC concerné, de la conformité des dossiers rendus par les étudiants aux exigences énoncées dans la commande
  • Transmission de l’ensemble des informations concernant l’organisation de l’épreuve au responsable de pôle qui les communique à l’équipe pédagogique (avec copie aux formateurs et assistant(e)s de formation)
  • Préparation des documents pour la commission d’harmonisation

Le jour de l’épreuve :

-*Lancement de l’épreuve :

  • Distribution des sujets
  • Emargement des candidats en début d’épreuve
  • Remise du PV de surveillance et de la feuille d’émargement au surveillant

Remise d’un dossier à chaque jury comprenant :

  • Les dossiers ou copies
  • Les grilles d’évaluation et les commandes
  • La feuille d’émargement des candidats
  • La feuille d’émargement des jurys
  • Les documents pour la rémunération si cette dernière est faite par la DRJSCS
  • Rappel des conditions de déroulement de l’épreuve conjointement et sous la responsabilité du responsable de DC

Après l’épreuve :

  • A l’issue de l’épreuve : réception de l’ensemble des documents
  • Réalisation d’un récapitulatif des notes sur tableau
  • Préparation des photocopies des grilles d’évaluation
  • Transmission à l’assistant(e) de formation concerné(e)
  • Participation à la commission d’harmonisation et gestion des documents
  • Classe et archive l’ensemble des documents de certification par formation et par DC
  • Transfert à la DRJSCS les dossiers pour l’indemnisation des jurys
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3. Convocation des candidats aux épreuves

La convocation aux épreuves écrites et/ou orales est réalisée par voie d’affichage, avec indication de la date, de l’heure et du lieu de l’épreuve, sur les panneaux réservés aux étudiants et répartis par promotion.

Sont prévenus, par les assistant(e)s de formation, des dates des épreuves par courrier postal les étudiants dispensés de toute assiduité, ainsi que les étudiants et stagiaires des formations dont les regroupements sont espacés de plus de 15 jours.

En centre de formation, le délai entre l’affichage tenant lieu de convocation et l’épreuve de certification ou de contrôle continu ne peut être inférieur à 15 jours.

Pour ce qui concerne les épreuves sur les sites professionnels, la date de l’entretien est fixée conjointement par les référents de site et par les formateurs et les intervenants epss. Elle est confirmée par courrier postal ou électronique au référent de site qualifiant et à l’étudiant, au moins deux semaines avant l’épreuve.

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4. Le déroulement des épreuves écrites / orales / pratiques

En début d’année scolaire et/ou au début de chaque semestre, les étudiants sont informés en séances collectives, par le formateur responsable de promotion, du contenu de l’épreuve, de ses modalités, de son déroulement et de ses critères d’évaluation et ce, au moyen de supports pédagogiques écrits. Ils se présentent aux épreuves munis d’une pièce d’identité et signent une feuille d’émargement.

En début de parcours de formation, un numéro est attribué de manière aléatoire à chaque étudiant par l’assistant(e) de l’unité de certification. Ce numéro est transmis individuellement par l’assistant(e) de formation. L’étudiant le conserve pendant toute la durée de son parcours de formation. Ce numéro est indiqué sur tous les documents concernant les épreuves (copies, dossiers, etc.), rendus ainsi anonymes. Ces listes d’anonymat sont conservées par l’assistant(e) de l’unité de certification et par l’assistant(e) de formation concerné(e).

Conditions des épreuves écrites sur table :

  • Les sujets des épreuves sont communiqués par écrit
  • Un candidat par table
  • Pas de documents
  • Les téléphones portables doivent être éteints et rangés
  • Aucun appareil électronique n’est autorisé
  • Les copies doivent être anonymes
  • Pas d’échanges verbaux
  • Les candidats sortent si besoin un par un, dans tous les cas pas avant une heure après le début de l’épreuve
  • Les candidats indiquent sur la copie le nombre d’intercalaires joints et numérotent ces intercalaires
  • Les candidats signent une feuille d’émargement au début de l’épreuve, en présentant leur pièce d’identité et le numéro aléatoire attribué, et à l’issue de l’épreuve lors du rendu de la copie
  • Une surveillance est assurée par un surveillant informé des conditions particulières de chaque épreuve

L’accès de la salle où se déroule l’épreuve reste ouvert à tout candidat retardataire qui se présente moins de 15 minutes après l’ouverture des enveloppes contenant les sujets. Aucun temps supplémentaire n’est donné au candidat concerné.

Au-delà de ce délai, le candidat n’est pas admis à se présenter à l’épreuve. Il est considéré comme absent.

Les étudiants en situation de handicap bénéficient d’un tiers temps supplémentaire de composition ou de toute autre disposition spéciale en leur faveur sur présentation d’une pièce justificative.

Les sujets sont distribués à l’envers sur les tables. Ils sont retournés par les étudiants sur indication du surveillant, précisant par là le début de l’épreuve.

En cas de suspicion de fraude, le surveillant responsable du bon déroulement de l’épreuve prend toute mesure nécessaire au regard de la situation. Il saisit les documents ou matériels permettant d’établir ultérieurement la réalité des faits. Il porte les faits par écrit à la connaissance du directeur des études qui statue ultérieurement sur la portée des faits.

Pour chaque épreuve écrite sur table, un procès verbal de surveillance est renseigné, daté et signé par le surveillant.

Conditions des rendus de dossiers :

  • La commande est passée aux candidats par écrit
  • Les candidats sont informés, par voie d’affichage et sur les documents pédagogiques relatifs à la préparation des épreuves, des dates butoir pour rendre les travaux écrits
  • Les dossiers écrits sont à remettre à la date fixée sur la commande. En cas de non-respect, le candidat sera considéré absent
  • Ils remettent à l’assistant(e) de formation le document et signent une feuille d’émargement
  • Seulement dans des situations convenues et en accord avec le formateur responsable de DC, ils adressent le document par courrier, le cachet de la poste faisant foi
  • Les candidats sont informés que le centre de formation sera attentif à toute tentative de fraude de type « copier/coller » sur internet qui relève de poursuites au pénal

Dans le cadre de la mission déléguée par la DRJSCS ou le SIEC pour l’organisation des épreuves (certificatives et/ou contrôle continu) en centre de formation, les écrits ne répondant pas aux conditions énoncées dans la commande (ex : 12 pages, times news roman, interligne 1,5) ne peuvent être présentés au jury pour correction ou pour la soutenance orale. L’étudiant ne peut, en cas d’épreuve orale, se présenter à cette soutenance.

Conditions des épreuves orales ou pratiques en centre de formation :

  • Les candidats sont invités à se présenter 15 minutes à l’avance
  • Les candidats signent une feuille d’émargement
  • Ils ne doivent pas troubler le bon déroulement de l’examen

Conditions des épreuves sur sites professionnels :

  • Les conditions de l’entretien sont déterminées par les textes réglementaires pour chaque domaine de compétences
  • La date de l’épreuve est fixée conjointement par le centre de formation et le site professionnel dans les délais prévus
  • Le centre de formation vérifie que les conditions réglementaires de l’épreuve sont respectées
  • Une grille d’évaluation, établie par le centre de formation à partir du référentiel de compétences, sert de guide aux référents de site pour l’entretien
  • Le centre de formation demande aux sites professionnels d’adresser les documents dans les délais prévus
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5. Absence aux épreuves

Conformément aux Règlements Intérieurs Etudiants, Stagiaires et Apprentis :

  • En cas d’absence non justifiée à une épreuve de certification, la mention « absent » est portée sur le livret, le domaine de compétences n’est pas validé et le candidat ne remplit pas les conditions pour se présenter aux épreuves terminales du Diplôme d’Etat.
  • En cas d’absence non justifiée à une épreuve de contrôle continu de certification, la note zéro est portée sur le livret de formation.
  • En cas de force majeure justifiée, le centre de formation est tenu d’organiser une nouvelle session d’épreuve de certification ou de contrôle continu dans les mêmes conditions. La notion de force majeure repose sur 3 critères cumulatifs : extériorité, irrésistibilité, imprévisibilité. Elle est appréciée, sur justificatif, fourni dans un délai de 48 h (le cachet de la poste faisant foi), par le responsable de pôle.
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6. Les jurys

La réglementation relative à chaque formation prévoit, par arrêtés et décrets, les modalités d’évaluation en fonction du type d’épreuve écrite ou orale : 1 ou 2 examinateurs, 1 ou 2 correcteurs, au centre de formation ou sur site professionnel.

Sous la responsabilité du responsable de pôle, le responsable de DC assure la composition des jurys conformément au cadre de l’épreuve, inscrit dans un référentiel de certification. De ce fait, ce dernier établit une liste de jury interne et externe, puis la remet au responsable de pôle. Celui-ci valide la liste et la transmet à l’assistant(e) de l’unité de certification, qui peut ensuite contacter les jurys par mail ou éventuellement par téléphone, informe le responsable de pôle des indisponibilités de certains et envoie une confirmation par courrier aux jurys. La liste des jurys doit être remise à l’assistant(e) de l’unité de certifications par le responsable de pôle au plus tard 1 mois et demi avant l’épreuve.

Les membres des jurys s’engagent à justifier les notes proposées par un commentaire argumenté écrit sur une grille d’évaluation, développé en conséquence en cas de note inférieure à la moyenne. Le directeur des études se réserve la possibilité de faire procéder à une double correction en cas de notes inférieures à la moyenne.

A l’issue de l’épreuve, le jury fait une proposition de note en points entiers. En aucune manière le jury n’informe le candidat de la note proposée.

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7. La commission d’harmonisation

A l’issue des épreuves, le responsable de pôle réunit une commission d’harmonisation qu’il préside. Elle est composée des membres représentants des jurys, du responsable de domaine de compétences et/ou de promotion et de l’assistant(e) de l’unité de certifications.

Ses attributions sont les suivantes :

  • Faire le bilan du déroulement global de l’épreuve avec rappel de ses critères
  • Entendre les remarques et retours des jurys sur le sujet de l’épreuve, le niveau de difficulté, les éventuelles incohérences, etc… en vue d’un réajustement ultérieur
  • Examiner l’échelle des notes proposées
  • Examiner l’adéquation notes/commentaires
  • Officialiser la proposition de note retenue

Si un domaine de compétences comprend plusieurs épreuves en centre de formation, à l’occasion de la dernière épreuve, la commission d’harmonisation examinera l’ensemble des notes.

Les jurys sont appelés à la vigilance quant à l’attribution des notes. Ils sont informés que :

  • Toutes les notes inférieures à la moyenne sont examinées en fonction de critères précis et énoncés par le président
  • L’évaluation d’un jury peut être mise en débat dans la commission
  • Afin de prendre en compte l’évolution du parcours de l’étudiant dans son ensemble, et dans un souci de respect de l’anonymat, seul le responsable de pôle, en concertation avec le directeur des études, aura accès au dossier nominatif

La délibération est confidentielle. Seule la commission est souveraine et opère la proposition de notes à inscrire au livret de formation.

Après délibération, un procès-verbal est dressé précisant le nom de l’épreuve et le domaine de compétences, le nom des membres du jury présents, le nombre de candidats inscrits, le nombre de candidats présents à l’épreuve ainsi que le nombre de notes au-dessus et au-dessous de la moyenne. Il est signé par l’ensemble des membres de la commission.

Ce procès-verbal est tenu à la disposition de la DRJSCS et du SIEC.

La particularité des contrôles continus

A l’issue de la correction d’un contrôle continu, les jurys, sous la responsabilité du formateur responsable de DC, opèrent un bilan du déroulement global de l’épreuve. Ce bilan permet la prise en considération des remarques et retours sur le sujet de l’épreuve, le niveau de difficulté, les éventuelles incohérences, etc. en vue d’un réajustement ultérieur. Il permet également l’examen de l’échelle des notes, ainsi que l’adéquation notes/commentaires. En cas de difficulté, le responsable de DC alertera le responsable de pôle, en concertation avec le directeur des études, qui prendra la décision finale.

Une commission d’harmonisation n’est tenue qu’à l’issue de l’ensemble des contrôles continus d’un même domaine de compétences, et prendra en compte la moyenne des notes. Ainsi, la remise des notes aux étudiants pour la dernière épreuve ne peut se faire qu’après la commission d’harmonisation.

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8. La proclamation des résultats

Les propositions de notes sont remises individuellement aux étudiants et stagiaires par le responsable de pôle, au moyen de la grille d’évaluation, dans un délai d’un mois maximum après l’épreuve ou, en cas de stage, à l’issue de cette période, lors du prochain temps de regroupement en centre de formation.

Aucune proposition de note n’est communiquée par téléphone ou par courrier électronique. Elles sont portées sur le livret de formation de l’étudiant ou du stagiaire et transmises aux centres d’examens.

Elles ne deviennent définitives qu’à l’issue de la délibération du « Jury Final » qui se réunit en centre d’examens.

Les copies et dossiers sont archivés de façon sécurisée. Ils sont consultables par les étudiants. Cette consultation ne s’impose pas par la loi avant le jury final d’un diplôme. Elle est rendue possible par l’epss, sur rendez-vous, après la délivrance de la proposition de note, et en présence d’un formateur. Les étudiants émargent un formulaire de consultation.

A Cergy, le 09 juillet 2013 Noah DERFOULI Directeur Général

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[1On entend par « commande » les documents explicitant les attendus de l’épreuve de certification ou de contrôle continu en termes de forme et de fond.

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